Checklist voor Shopify-gereedheid bij Franse e-facturatie

De Franse hervorming rond elektronische facturatie bereikt haar eerste grote operationele deadline op 1 september 2026. De uitrol heeft verschillende ingangsdata voor ontvangen, uitreiken en rapporteren. Hieronder vatten we die samen op basis van de officiële planning van de Franse belastingdienst.

Voor Shopify-merchants gaat het hierbij vooral om een wijziging in data en integraties, niet simpelweg om een update van het factuursjabloon. De praktische vraag is hoe een bestelling vanuit Shopify in een ERP- of boekhoudsysteem terechtkomt, via een erkend platform wordt verwerkt en vervolgens terugvloeit in een traceerbare financiële workflow wanneer die wordt afgewezen, terugbetaald, gecorrigeerd of later betaald. Voor buitenlandse verkopers en vrijgestelde transacties kan de toepasselijkheid verschillen, dus elke entiteit moet de reikwijdte vooraf valideren.

Wat verandert er, voor wie en wanneer

De hervorming combineert meerdere operationele stromen. Deze matrix maakt onderscheid tussen transactiereikwijdte, startdatum en verplichte route, op basis van de officiële scope en de tijdlijn van het Franse ministerie van Economie.

Waarom een Shopify-pdf niet de volledige oplossing is

Volgens de Franse richtlijnen moet een conforme elektronische factuur een voorgeschreven gestructureerd formaat gebruiken, verplichte informatie in specifieke velden bevatten en via een erkend platform worden verzonden. De toegestane basis omvat UBL, CII en gemengde gestructureerde/beeldformaten. Een gewone gescande factuur, standaard pdf of document per e-mail voldoet niet langer aan het nieuwe transmissiemodel.

Shopify kan btw-facturen genereren voor in aanmerking komende EU- en VK-bestellingen, maar die functie bewijst op zichzelf niet dat een Franse binnenlandse B2B-factuur via een Frans erkend platform is verzonden of dat de juiste e-reportinggegevens zijn doorgestuurd. Het Shopify-document kan voor de klant nog steeds nuttig zijn, maar de compliance-workflow moet end-to-end worden gecontroleerd.

Praktische interpretatie: Zie Shopify als de bron van de commerciële transactie, niet automatisch als het definitieve facturatie- en rapportagesysteem. Bepaal expliciet of het fiscale document wordt aangemaakt in Shopify, een facturatie-app, het ERP, het boekhoudplatform of het erkende platform, en zorg dat slechts één systeem eigenaar is van factuurnummering en correctielogica.

Ontwerp de gewenste Shopify-naar-ERP-architectuur

Een betrouwbare architectuur scheidt orderregistratie van eigenaarschap van fiscale documenten, terwijl de koppeling tussen beide behouden blijft. De exacte producten kunnen verschillen, maar de controlestroom zou er ongeveer zo uit moeten zien:

1. Shopify registreert de bestelling, klant, onderneming, adres, producten, korting, belasting, betaling en fulfilmentcontext.
2. De integratie classificeert de transactie en zet die door naar het aangewezen financiële systeem, dat verantwoordelijk is voor nummering, btw-logica en documentcreatie.
3. Een erkend platform verzendt, ontvangt en rapporteert de data; statussen, afwijzingen, terugbetalingen, correcties en betalingen keren terug naar de financiële workflow en blijven gekoppeld aan de Shopify-bestelling.

Inkomende leveranciersfacturen hebben de omgekeerde route nodig: van erkend platform naar boekhouding of ERP, gevolgd door validatie, goedkeuring, boeking en betaling. Normaal gesproken moeten die niet in Shopify worden geforceerd, tenzij de winkel daar een echte operationele reden voor heeft.

Maak eerst een veldmapping voordat je gaat bouwen

Het Franse ministerie noemt nieuwe gestructureerde vermeldingen, waaronder het SIREN-nummer van de koper, de transactiecategorie, de optie voor btw op debiteringen wanneer die van toepassing is, en het volledige leveringsadres als dat afwijkt van het factuuradres. Deze komen boven op de al bestaande verplichte factuurgegevens. De onderstaande tabel is een startpunt voor implementatie, geen uitputtende juridische datadictionary.

Vragen om aan je ERP- en platformleveranciers te stellen

• Staat de leverancier momenteel geregistreerd als erkend platform, of koppelt die aan zo'n platform als compatibele oplossing?
• Welke gestructureerde formaten worden ondersteund, en welk systeem is eigenaar van factuurnummering en het voorkomen van duplicaten?
• Hoe worden Shopify B2B-velden, btw-data, kortingen, verzendkosten en adressen gemapt en gevalideerd?
• Dekt de dienst inkomende facturen, uitgaande facturen, e-reporting van transacties en e-reporting van betalingen waar van toepassing?
• Hoe worden lifecycle-statussen, afwijzingen, creditnota's en gedeeltelijke terugbetalingen teruggekoppeld naar het ERP?
• Is er een sandbox met realistische scenario's voor afwijzingen en storingen?
• Kunnen we facturen, statussen, logs en mappings exporteren, en wat zijn de beveiligings- en herstelverplichtingen van de leverancier?

De minimale end-to-end testmatrix

Tot slot

De sterkste implementatie heeft voor elk kritisch veld één eigenaar, gecontroleerde documentidentificaties, geteste foutpaden en een volledige audittrail van Shopify-bestelling naar ERP-record naar status op het erkende platform. Dat is de norm die teams moeten hanteren om hun gereedheid te beoordelen.